Электронный юридически значимый документооборот
В соответствии с частью 1 статьи 6 ФЗ-63 от 06.04.2011 «Об Электронной подписи» (ЭП) информация в электронной форме, подписанная ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Исключения составляют случаи если федеральными законами или нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Таким образом, документ, составленный в электронной форме и подписанный ЭП, является равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Использование электронного юридически значимого документооборота актуально для предприятий, планирующих создание систем долгосрочного архивного хранения электронных документов (электронных архивов) с сохранением свойств юридической значимости и для предприятий, которым требуется трансграничный юридически значимый электронный документооборот.
Обеспечение электронного юридически значимого документооборота на основе механизмов ЭП:
- снижает затраты на логистике документов;
- ускоряет процессы обмена документами внутри организации и с внешними контрагентами;
- позволяет реализовать переход к безбумажной юридически значимой форме взаимодействия.
Создание оперативного и долгосрочного архива электронных документов с сохранением их юридической значимости на протяжении всего срока хранения:
- обеспечивает автоматизированную проверку ЭП документов при помещении в архив;
- обеспечивает возможность создания штампа времени для электронных документов. Во время судебных разбирательств доказательством существования документа в определённый момент времени ключевую роль играет штамп времени;
- предоставляет юридически значимый результат проверки ЭП, который может быть предъявлен в суд на протяжении всего срока хранения документа – механизм пролонгации DVC-квитанций.
Оптимального результата работы системы электронного юридически значимого документооборота можно добиться, используя средства электронной подписи и криптографический защиты информации, инфраструктуру открытых ключей и средства доверенной третьей стороны.
Компанией «Газинформсервис» успешно внедрены службы ДТС для решения задач юридической значимости при оперативной работе с электронными документами, принятии конкурсных документов на торгах, позволяющих автоматизировать проверку корректности ЭП. Сервис также используется для долгосрочного архивного хранения с сохранением юридической значимости.
Преимущества
Обеспечение электронного юридически значимого документооборота в том числе трансграничного на основе использования механизмов ЭП:
- снижает затрат на логистике документов;
- ускоряет процессы обмена документами внутри организации и с внешними контрагентами;
- позволяет реализовать переход к безбумажной юридически значимой форме взаимодействия.
Создание оперативного и долгосрочного архива электронных документов с сохранением их юридической значимости на протяжении всего срока хранения:
- обеспечивает автоматизированную проверку ЭП документов при помещении в архив;
- обеспечивает возможность создания штампа времени для электронных документов. Во время судебных разбирательств доказательством существования документа в определённый момент времени ключевую роль играет штамп времени;
- предоставляет юридически значимый результат проверки ЭП, который может быть предъявлен в суд на протяжении всего срока хранения документа – механизм пролонгации DVC-квитанций.
Оптимального результата работы системы электронного юридически значимого документооборота можно добиться, используя средства электронной подписи и криптографический защиты информации, инфраструктуру открытых ключей и средства доверенной третьей стороны.
Компанией «Газинформсервис» успешно внедрены службы ДТС для решения задач юридической значимости при оперативной работе с электронными документами, при принятии конкурсных документов на торгах, позволяющие автоматизировать проверку корректности ЭП. Сервис также используется для долгосрочного архивного хранения с сохранением юридической значимости.
Сайт аккредитованного удостоверяющего центра
Есть вопросы? Обратитесь к нашим специалистам
При использовании электронного документооборота требуется обеспечить техническую реализацию правовых отношений. Для этого применяется инфраструктура открытых ключей и предоставляемые ею сервисы, средства электронной подписи, например, продукты компании ПК Litoria Desktop 2 и Litoria Crypto Platform и средства криптографической защиты информации.
После подписания документов ЭП, требуется сохранить юридическую значимость на протяжении всего жизненного цикла документа: при оперативном (от 1 года до 10 лет) и долгосрочном архивном хранении (от 10 лет и более), до уничтожения. Решение данной задачи возможно путём создания инфраструктуры доверенных сервисов – службы доверенной третьей стороны (ДТС).
«Газинформсервис» оказывает комплексные услуги консультирования, проектирования, поставки и внедрения:
- службы ДТС, а также организационно-распорядительной и нормативно-методической документации, обеспечивающей её функционирование;
- средств электронной подписи пользователей и технологических сервисов для создания юридически значимого документооборота;
- подсистемы информационной безопасности, направленной на обеспечение защиты компонентов службы ДТС и обрабатываемой ею информации.
В инфраструктуре заказчика разворачивается программно-аппаратный комплекс службы доверенной третьей стороны (ДТС), реализующий свой функционал в соответствии с RFC 3029 «Internet X.509 Public Key Infrastructure Data Validation and Certification Server Protocols» (DVCS).
Службы ДТС обеспечивают выполнение:
- проверки ЭП, которыми ЭД подписаны первоначально с обеспечением воспроизведения данного результата проверки на протяжения всего срока хранения документа, подписанного ЭП;
- проверки ЭП, созданной в юрисдикции иностранного государства созданной с применением иностранных криптографических алгоритмов;
- проверки действительности сертификата ключа проверки ЭП;
- удостоверения обладанием данными/информацией в указанный момент времени с предоставлением или без предоставления её службе ДТС (по хэш-значению);
- выработки DVC-квитанции, содержащей штамп времени.
Для разработчиков систем электронного документооборота, которым требуется реализовать в своих системах функции по созданию и проверке ЭП.
Службы ДТС могут использоваться:
- системами электронного документооборота (СЭД и ЭДО);
- портальными решениями;
- системами хранения электронных документов (оперативного и долгосрочного хранения) и др.
Правильно проверять электронную подпись в России не умеет никто. А это не менее важная составная часть процедур электронного юридически-значимого документооборота, чем корректный выпуск сертификата ключа проверки электронной подписи и безопасное использование ключа ЭП.
На вебинаре Сергей Кирюшкин, советник генерального директора «Газинформсервис», рассказывает об о институте и технологии доверенной третьей стороны.